Wer Daten in eine Excel-Tabelle importiert, hat oft alle Daten in einer einzigen Zelle. Chaos! So bringen Sie Ordnung in die Daten.

Daten, die aus anderen Spreadsheets/Arbeitsblättern/Tabellen oder Datenbanken importiert werden, sind oft schon in Felder aufgeteilt. Ein sogenanntes Feldtrennzeichen (Komma, Tab oder ein individuelles Zeichen) trennt dabei ein Feld von dem anderen. Solche Datenbanken lassen sich in Excel einfach importieren, denn Excel setzt dann automatisch alle Felder in separate Spalten. CSV (mit Kommazeichen getrennt) ist dabei das am häufigsten verwendete Dateiformat. Doch wie lösen Sie das Problem, wenn Ihnen ein anderes Format vorliegt und plötzlich alle Daten in eine einzige Zelle importiert werden?

Excel-Daten importieren und parsen

Wenn Sie einen Datenblock von einer Webseite kopieren (etwa eine Textverarbeitungs- oder andere Textdatei) und sie über die Funktion „Einfügen > Spezial > Text“ in Exceleinfügen, werden die Daten in eine Spalte mit einzelnen Zellen eingefügt. Damit stehen die Daten zwar in separaten Reihen, doch alle Felder befinden sich in einer einzelnen Zelle – was für ein Chaos! Und jetzt?

Klicken Sie auf Daten > Text in Spalten. Im Textkonvertierungs-Assistent, der sich nun in einem separaten Fenster öffnet, wählen Sie den Button „Getrennt“. Klicken Sie dann auf „Weiter“. Im nächsten Schritt (2 von 3) wählen Sie das Trennzeichen – also das Zeichen, mit dem die Felder getrennt werden sollen. In CSV-Dateien ist das meistens ein Komma, manchmal aber auch ein Tabstopp oder ein Semikolon.

Setzen Sie nun noch ein Häkchen bei der Option „Aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln“ – falls in einem Text mehr als ein Trennzeichen vorkommt.

Im Dropdown-Menü „Textqualifizierer“ wählen Sie „kein“ aus. Klicken Sie dann wieder auf „Weiter“. Im nächsten Dialogfenster (Schritt 3 von 3) gibt Ihnen Excel die Möglichkeit, das Format der einzelnen Spalten zu verändern. Die erste Spalte wird standardmäßig ausgewählt. In der Überschrift steht „Standard“. Das „Standard“-Format funktioniert für alle numerischen Felder. Da es sich in unserem Beispiel aber um Text handelt, wählen Sie stattdessen das Format Text.

Klicken Sie nun in die 2. Spalte, die daraufhin markiert wird. Passen Sie auch hier auf Wunsch das Format an und wiederholen Sie den Prozess für alle relevanten Spalten. Klicken Sie abschließend auf den Button „Fertig stellen“.

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